Stedin DATA inZICHT

Drover bij Stedin

Van maart tot december 2019 hebben we bij Stedin het CDO (Chief Data Office) mogen helpen met een traject naar meer 'databewustzijn' in de organisatie.

Starthubs

Ons verhaal begint bij een challenge op starthubs.co. Op dit online platform worden vraagstukken gedeeld waar bedrijven op kunnen reageren. Stedin deelde een challenge over databewustzijn. Hier reageren natuurlijk heel veel partijen op. Wat ons in de picture heeft gebracht, is dat we terug gingen challengen. Wij vonden dat het sturen op bewustzijn niet de goede focus was, maar dat dit sturen op gedrag moest zijn. Ik ben nog steeds heel blij dat Stedin daarin is meegegaan. Want hoewel ik niet per se betweterig wilde overkomen en ik ook echt dacht dat dit beter voor Stedin was, had het heel goed gekund dat Stedin direct klaar met mij was geweest :-).

Maar Stedin durfde het wel en koppelde ons aan Hilje van Visual Logic, die met haar kennis van data en creatieve kracht ook veel indruk had gemaakt. Samen hebben we met veel plezier de opdracht opgepakt.

Handboek

In het begin hebben we veel tijd besteed aan het in kaart brengen van het vraagstuk. We kwamen steeds meer tot de conclusie kwamen dat er geen eenduidige vraag was, waardoor het lastig was een passende aanpak te bieden. Het Data Office bestond nog niet lang in zijn huidige vorm, datakwaliteit stond wel overal hoog op de agenda, er waren veel data-initiatieven, maar overal werd wel op een net andere manier over data gesproken. Wat ontbrak was een gezamenlijke data-taal.

In deze opstartfase hebben de vragen van de startpuntposter geholpen om focus te krijgen. En die focus zat hem in het creëren van heldere afspraken over wat het betekende om goede dataprocessen te organiseren.

In dit kader zijn we met het team aan de slag gegaan om een verhaal en een norm te ontwikkelen en deze op een uitnodigende wijze vast te leggen in een handboek. Een schot in de roos was het vertalen van het vraagstuk naar een analogie van een winkel. We hebben nog een blogje geschreven over dat dit niet alleen erg behulpzaam, maar ook nog eens erg leuk was. Het verhaal werd dat we ons focusten op het 'organiseren van gezonde dataprocessen' met de titel 'DATA inZICHT'.

Met het handboek had Stedin een concreet houvast om het gesprek over data aan te gaan en elkaars rol in beeld te krijgen. En mede door Hilje zag het er ook nog eens prachtig uit!

Datasessies

Met het handboek in onze achterzak zijn we gericht de belangrijkste betrokkenen rond het organiseren van dataprocessen gaan meenemen in de nieuwe werkwijze. Dit deden we met datasessies. We introduceerden het handboek en hadden hiervoor een mooie animatie met Rob van Keyframe gemaakt. Deze animatie kon ook door iedereen gedeeld worden als zij weer anderen wilden meenemen in het werken met het handboek.

De lange adem bij gedragsverandering

Zoals altijd gaat het bij een brede gedragsverandering niet alleen om het hebben van de juiste ideeën, maar zit het succes ook in de langere adem en in het vasthouden aan je plannen. Natuurlijk hadden we gehoopt dat iedereen die het handboek zag gelijk razend enthousiast zou zijn en dat vanaf dat moment alle dataprocessen volgens de afspraken georganiseerd zouden worden. Maar de realiteit was ook hier dat we naast veel enthousiaste reacties ook veel 'en-wat-nu-verder-reacties' kregen. Dit was zoals verwacht.

Het was nu aan het datateam om als ambassadeur van hun eigen aanpak te gaan werken en bij praktijkvraagstukken telkens op het handboek terug te grijpen. Wat prachtig was om te zien was dat dit al gelijk tot andere gesprekken in de praktijk leidde. Het was nu het doel dit effect te gaan versterken.

De WOW

Al vanaf het begin van het traject zeiden we dat we mensen ervaring moesten laten opdoen met de nieuwe norm en dat dit met een zekere WOW-factor moest zijn. Wij moesten dus een WOW organiseren. Dat hebben we in de tweede helft van deze opdracht gedaan.

Voor de belangrijkste betrokkenen zijn we korte challenges gaan organiseren. Deze werden in teams uitgevoerd. Telkens was de kern een praktijkvraagstuk of casus en een uitnodiging om hierop te reageren. Het was speels, competitief en inhoudelijk; echt een supergoede combinatie.

Enkele stukjes van de challenges:

• Deelnemers werden uitgenodigd om met touw een vragenlijst op een bord van drie meter breed in te vullen. Na dit te hebben gedaan kregen deelnemers een puzzelstuk van één van de elementen van een gezond dataproces. Vervolgens kon er bij anderen de resterende puzzelstukken gezocht worden en samen vormde je een team.

• Er was een casus van uit het perspectief van de datagebruiker en één vanuit het perspectief van de data-eigenaar.

• De laatste challenge was een spel waarbij er aan de hand van een video een dataproces georganiseerd moest worden. Dit werd gedaan door met magneten en stift op een speelbord aan de muur het proces weer te geven.

De challenges werden afgesloten met een mooie prijsuitreiking eind december, waarin het winnende team ook nog eens met een mooie prijs naar huis ging.

Het resultaat

Het moet gezegd worden dat de energie en het organisatievermogen van het datateam van Stedin super waren en ook een heel belangrijke sleutel voor het succes van dit traject.

En dat resultaat mocht er zijn. Het datateam had iets tastbaars in handen, waarmee zij hun visie en behoeften konden delen in de organisatie. Dit kwam de kwaliteit van de data en de gezondheid van de processen ten goede. Afspraken werden beter gemaakt en aanzienlijk vaker terugvindbaar vastgelegd. Wat weer een basis vormt voor vervolgstappen en blijvend gebruik van bepaalde datastromen. Wij zijn superblij dat wij daar een steentje aan hebben mogen bijdragen.

Onze take-aways

Aan het einde van een opdracht kijken we altijd even terug op wat wij nou het meest bijzonder vonden en wat wij zeker weer meenemen een volgende keer. Bij deze de drie zaken die wij meenemen naar de volgende opdracht:

Awareness is overrated
Het voelt altijd een beetje streng, stug en zelfs ouderwets als we weer beginnen over het belang van een norm en dat je als inhoudsdeskundigen (in dit geval het datateam van Stedin) mag vastleggen wat jij van anderen verwacht. Vaak is er een neiging om daar wat langs te fietsen en vooral te hopen dat als anderen snappen wat jij nodig hebt, dat ze dat dan ook gaan doen. Met andere woorden; te sturen op awareness. Maar awareness leidt vaak niet tot ander gedrag (denk maar eens aan al die mensen die heel goed snappen dat roken echt niet gezond is). Dat we bij deze opdracht aan het begin de stap hebben durven maken om te sturen op gedrag en niet op awareness was voor ons een heel belangrijke. Het maakte het enerzijds voor ons moeilijker (het was niet meer vrijblijvend), maar anderzijds gaf het ook focus en dwong het ons om concreet te worden. Dat hebben wij als heel fijn ervaren!

Werken met een analogie
Bij het werken met inhoudsdeskundigen die hun eigen jargon, werkwijzen en ideeën hebben (en daar vallen data-experts zeker onder!) is het heel leuk en nuttig om te zoeken naar een passende analogie. Want dat helpt het gesprek enorm.

Nieuwe manieren van werken hebben tijd nodig om te landen
Het was heel bijzonder om te zien dat bij de challenges de eerste antwoorden van de teams vaak nog een beetje uit de losse pols waren. Iedereen had een introductie in de nieuwe norm gehad, maar veel mensen gebruikten het nog niet helemaal. Gedurende de challenges zagen we opeens dat het kwartje viel en dat deelnemers snapten hoe het handboek hun kon helpen. Dit was voor ons ook weer een reminder dat mensen tijd nodig hebben om zich een nieuwe werkwijze eigen te maken. Er is een verschil tussen snappen en snappen :-). Zeker bij de veranderingen waar wij vaak mee werken waarbij er onder tijdsdruk vanalles moet veranderen, was het goed om hier weer even bij stil te staan.